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浅析如何做好办公室印章管理

发布日期:2017-05-27 11:44 来源:未知 点击:

188bet体育官方网站,188bet滚球,www.188bet.net www.aoi-hrc.com 【摘要】印章具有一定要的法定义务和法律责任,公文材料如果加盖印章就会立即具有法定的效力。尤其在行政事务工作中,加盖印章是一种法律性的保障,否则文件就会失去法定效力。所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视,确保印章的合理利用。本文主要通过分析办公室印章管理中存在的问题,探讨强化办公室印章管理的主要措施。

【关键词】办公室印章;管理问题;管理措施

印章是单位行政管理中行政职权落实的主要凭证,一经加盖印章,相关的文书和资料就会产生法律的效力,所以印章的管理工作就应该得到高度的重视,防止利用印章滥用职权。在长期印章管理工作中,应该总结工作的经验,在不断的管理实践中改进印章管理的手段和措施,完善印章管理的制度,提高法律风险防控意识,保证自身的合法权益不受侵犯。文章主要就办公室印章管理中存在的问题进行分析,针对印章管理措施的完善展开讨论。

一、办公室印章管理中存在的问题

(一)管章人员成分复杂。一般在办公室行政管理的过程中都会指定专门的印章管理人员,但是印章管理人员得成分都比较复杂,例如,有的是指定办公室主任对印章进行管理,有的是指定文秘工作人员管理,在这种情况下,容易造成印章管理的混乱。

(二)思想认识不到位。如果不能对印章管理的重要性形成一种思想上的认知,就会容易造成行政管理方面的缺失和混乱,例如,很多人认为加盖印章只是一种形式,只要领导授权,有没有印章都无所谓,还有很多人认为各管理层之间的关系,比加盖印章更具有实际意义,所以导致很多行政管理工作中的印章管理流于形式,失去了本身的意义和价值。

(三)印章使用不规范。如果行政管理机制发生变化,大部分情况下需要有新的印章,并且及时销毁旧的印章,但是很多部门没有及时销毁旧印章,甚至有些部门新旧并用,导致印章使用混乱。再如,很多部门人员在空白的纸上盖章,以备不时之需,这种行为严重损害了行政管理的利益。

(四)印章保管不严格。作废的印章应该及时收回,防止造成严重法律纠纷。但是很多部门对印章的管理松懈,随意摆放。对办公室管理埋下了安全隐患。

二、强化办公室印章管理的主要措施

(一)严格印章的制发、启用、废止。一是新成立单位的印章,由新单位根据需要,提出印章制发申请,经上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制,并注册登记,留存印章式样,发文启用。二是单位名称变更或印章磨损,需刻制新印章的,由单位提出书面申请,上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制,待新印章刻制完成交付时,交回原印章,由上级印章归口管理部门办公室进行缴销登记并发文启用新印章。三是印章未经正式启用,不得使用。

(二)建立印章专人保管和安全存放制度。印章的保管是办公室印章管理的最重要环节,所以要选用具有强烈责任感的管理人员对印章实施管理。其次,印章的存放最重要的是保证印章的安全性,存放的位置要上锁,不能拿出办公室使用。如果有特殊情况需要将印章带出办公室,印章管理者必须保证始终将印章带在身上,防止印章丢失或者滥用。如果要保证以上措施能够有效的实施,就必须建立印章专人保管和安全存放制度,落实印章管理的责任,这样才能促使印章得到严谨、规范化管理。

(三)建立印章专用登记、审批制度。第一,日常行政管理工作过程中需要盖印章,必须填写印章使用申请表,同时做好印章使用登记记录,便于归档查阅。第二,很多时候需要在组织机构代码证、营业执照等复印件上加盖印章,在这种情况下需要在复印件上注明用途,日期等才能使用。第三,如果需要对文件资料加盖印章,则需要对文件的格式有具体的要求,一般文件格式是以公文为参考,如果文件资料的格式不符合要求则要及时的退回并修改,才能加盖印章。第四,印章管理人员需要严格遵守印章管理的专项原则,在具体工作的过程中要学会区分不同的工作情况,以专项原则作为印章使用的把关程序。第五,在日常印章管理中需要对相关部门的业务进行熟悉,准确判断申请加盖印章的文件是否符合用印的条件。对于不符合加印条件的申请,不能假公济私,应该退回。尤其是在空白纸上盖章现象,印章管理人员应该严格规范自己的工作行为,拒绝这种违规的要求。

(四)强化印章管理的法律意识。在办公室行政管理中,印章的管理直接涉及到法律法规、风险防控,并且直接关系到单位的社会形象。所以印章必须以单位的名义的公务活动中才能使用,并且在印章管理的过程中,要强化管理人员的法律意识和风险意识,降低印章使用风险。

三、结束语

综上所述,在办公室管理工作中,加盖印章是一种法律性的保障,否则所有的文件就会失去法律效力,所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视,制定规范的印章专用管理流程,建立印章专人管理和安全存放制度和印章专用登记、审核审批制度,强化印章管理的法律意识,提高单位、机关、部门的抗风险能力,保证自身的合法权益不受侵犯。

文章来源:http://www.aoi-hrc.com/news/55.html

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